La transformación digital también ha llegado al ámbito societario, pero no sin generar dudas jurídicas. Una de las cuestiones más habituales en la práctica diaria de las sociedades de capital es la relativa a la validez de la convocatoria de la Junta General mediante correo electrónico, en particular a través de plataformas como Outlook.
El uso de estos sistemas permite reducir costes, optimizar tiempos y mejorar el funcionamiento interno de la sociedad, incrementando así su competitividad.
La respuesta no es un simple “sí” o “no”: depende de cómo se articule estatutariamente y de si se garantizan ciertos requisitos legales clave, especialmente el de la correcta recepción por los socios.
¿Quién debe convocar la Junta General?
La Junta General debe ser convocada por los administradores de la sociedad o, en su caso, por los liquidadores.
¿Cómo se realiza la convocatoria en ausencia de previsión en los estatutos?
A falta de regulación específica en los estatutos sociales, la convocatoria deberá efectuarse mediante:
- Anuncio en la página web de la sociedad, siempre que esté creada, inscrita y publicada correctamente, o
- En su defecto, mediante publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en uno de los diarios de mayor circulación de la provincia del domicilio social.
¿Pueden los estatutos prever otros sistemas de convocatoria?
Sí. Los estatutos pueden establecer cualquier sistema de comunicación individual y escrita que garantice la recepción del anuncio por todos los socios, ya sea en el domicilio designado o el que conste en la documentación social.
Este requisito no es meramente formal: su finalidad es garantizar al socio una publicidad efectiva que le permita conocer con antelación suficiente los asuntos a tratar y ejercer adecuadamente su derecho de información, asistencia y voto.
Entonces, ¿es válido convocar la Junta por Outlook?
Sí, pero con matices importantes. Tradicionalmente, el Registro Mercantil rechazaba cláusulas estatutarias que preveían la convocatoria por correo electrónico al considerar que no garantizaba la recepción efectiva. El mero envío de un correo electrónico no permite presumir que el destinatario lo haya recibido
Sin embargo, esta postura ha evolucionado, admitiéndose la convocatoria por correo electrónico, y sin necesidad de firma electrónica, siempre que se incluyan mecanismos que permitieran acreditar tanto el envío como la recepción y la confirmación de lectura.
En DPG revisamos y adaptamos los estatutos sociales y la documentación societaria para que sistemas como la convocatoria por medios electrónicos cumplan con los requisitos legales y sean plenamente válidos.
Nuestro objetivo es evitar problemas en la adopción de acuerdos y asegurar que la operativa societaria funcione con seguridad jurídica.
¿Qué mecanismos deben incorporarse?
Para que la convocatoria por correo electrónico sea válida, debe complementarse con herramientas que acrediten fehacientemente su remisión y recepción, tales como:
- Solicitud de confirmación de entrega y confirmación de lectura.
- Sistemas tecnológicos que permitan acreditar la trazabilidad del envío (por ejemplo, firma electrónica u otros medios equivalentes).
En el caso concreto que tratamos en este artículo, la plataforma Outlook ofrece la posibilidad de solicitar confirmaciones de entrega (que el correo llegó al servidor) y de lectura (que el destinatario abrió el mensaje).
En este sentido, la principal diferencia en Outlook es que la confirmación de entrega certifica que el correo llegó al buzón del destinatario, mientras que la confirmación de lectura certifica que el destinatario abrió el mensaje. La primera es automática por el servidor, y la segunda requiere la aprobación del receptor.
¿Qué ocurre si el socio no confirma la lectura?
Aquí estaba uno de los principales problemas: la confirmación de lectura depende de la voluntad del destinatario, lo que podría permitir conductas obstruccionistas.
Este obstáculo fue resuelto en 2019 por la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 19 de julio. En la misma, se presume válida la recepción si el socio rechaza confirmar la lectura, siempre que:
- Así se haya previsto en los estatutos, y
- El correo no haya sido devuelto por el sistema.
En la citada resolución se analiza la negativa del Registrador a inscribir una cláusula estatutaria que establecía que la negativa de confirmación a la petición de lectura del correo electrónico de convocatoria produciría plenos efectos, siempre que el mensaje no hubiera sido devuelto por el sistema.
La Dirección General interpreta dicha previsión en el sentido de que no constituye una mera presunción automática, sino un mecanismo válido para dotar de eficacia a la comunicación telemática cuando, conforme al sistema pactado, quede acreditada la remisión y recepción del correo. La cláusula está destinada a evitar que una eventual actitud obstruccionista del socio, consistente en negarse a confirmar la lectura, pueda frustrar la eficacia de la convocatoria.
En consecuencia, una vez acreditados el envío y la correcta recepción (confirmación de entrega) del correo electrónico en los términos pactados estatutariamente, la falta de confirmación de lectura no impide considerar válidamente realizada la convocatoria. En tal caso, corresponderá al socio que niega la recepción la carga de probar la eventual inexistencia o defectuosa convocatoria.
¿Es inscribible en el Registro Mercantil una cláusula estatutaria que prevea que las convocatorias de la Junta General se efectuarán por Outlook?
Sí. Se confirma la validez de una cláusula estatutaria que permite la convocatoria:
- Por medios electrónicos, incluido el correo electrónico.
- A la dirección facilitada por el socio e inscrita en el Libro Registro de Socios.
- Con confirmación de lectura.
Y estableciendo que la negativa a confirmar no impide considerar válida la convocatoria si el correo fue correctamente entregado (confirmación de entrega).
¿Qué requisitos mínimos debe cumplir el contenido de la convocatoria?
En todo caso, la convocatoria debe incluir:
- Nombre de la sociedad.
- Fecha y hora de la reunión.
- Orden del día.
- Identidad de quien realiza la convocatoria.
