Tras las últimas reformas del Código Penal en las que se incluyeron la responsabilidad penal de las personas jurídicas, son muchas las empresas que se han preocupado por revisar el grado de cumplimiento normativo y las posibles responsabilidades penales que potencialmente podrían afectarles.
Sin embargo son menos las empresas las que le dan la debida importancia al cumplimiento normativo en el ámbito laboral. Erróneamente la mayoría de los empresarios o responsables del cumplimiento normativo de las empresas piensan que con adaptar sus empresas a la Ley de Prevención de riesgos laborales y contar con un Seguro de responsabilidad civil tienen cubiertas las espaldas ante cualquier contingencia en el ámbito laboral.
La realidad es que las contingencias laborales a las que puede estar expuesta una empresa son muchas y variadas y especialmente cuando se trata de empresas cuyos trabajadores están expuestos a actividades de riesgos, entran en escena innumerables y variadas situaciones que podrían dar lugar a incumplimientos normativos y responsabilidades penales.
¿Cómo podemos ayudarle en dPG Legal?
En dPG tenemos la experiencia de casi 14 años dedicados a los accidentes laborales principalmente desde el punto de vista del trabajador lesionado pero también como asesores de empresas sometidas a procedimientos en jurisdicción penal y social derivadas de accidentes y enfermedades profesionales.
Para ayudar a las empresas al correcto cumplimiento normativo en el ámbito laboral en dPG hemos desarrollado unos protocolos bien definidos sustentados en los siguientes pilares:
- Siniestralidad laboral
- Valoración de riesgos salariales
- Acotación de riesgos penales y civiles en materia laboral
- Acoso laboral
- etc.
Se trata de sencillos y eficaces mecanismos de auto-control que permitan a las organizaciones verificar su cumplimiento en materia socio-laboral para minimizar el riesgo de sanciones por incumplimiento que como hemos dicho anteriormente podrían llegar a tener consideración penal.
Es decir se trata de actuar de forma proactiva y de forma preventiva.
Documentación necesaria
El compliance laboral requiere un estudio exhaustivo de todas y cada una de las áreas de la empresa que tengan relación con los trabajadores . por ello el inicio de cualquier auditoria laboral o compliance laboral requiere la estrecha colaboración de la empresa-cliente y la recopilación de la siguiente documentación para nuestro analisis:
1.- ESTRUCTURA GENERAL DE LA EMPRESA
- Escritura de constitución de la sociedad y de las posteriores modificaciones que pudieran afectar a la misma.
- Organigrama general de la empresa, con indicación del grupo profesional y categoría profesional y de cada trabajador así, como el Departamento al que está asignado.
- Listado de todos los centros de trabajo existentes en la empresa y sus correspondientes comunicaciones legales de apertura debidamente selladas por la autoridad competente.
2.- NORMATIVA LABORAL APLICABLE
- Convenio Colectivo de Aplicación.
- Acuerdos de empresa.
3.- ESTRUCTURA DEL PERSONAL Y CONTRATACIÓN
- Listado de todo el personal con relación laboral común y relación laboral especial.
- Contrato de trabajo de relación laboral común y, especialmente, los suscritos con el personal de dirección.
- Contratos de trabajo de relación laboral especial y, principalmente, los de alta dirección.
- Listado de contratos bonificados.
4.- ESTRUCTURA SALARIAL
- Nóminas de los últimos 6 meses.
- Listado de pagos efectuados fuera de la nómina.
- Listado de los trabajadores con los datos personales y profesionales.
- Listado incluyendo el coste total por mes y año de los trabajadores.
- Listado y documentos acreditativos de todas las mejoras sociales a favor de los trabajadores (seguros, subvenciones, premios, comedores, bonus…).
- Hojas de comunicación de datos (modelo 147 de la AEAT) para hallar el porcentaje de retención de IRPF.
5.- SISTEMA Y TIEMPO DE TRABAJO
- El calendario laboral publicado en la empresa y turnos de trabajo.
- Listado de horas extraordinarias realizadas en el último año con indicación de las cantidades abonadas y el precio unitario de las mismas.
- El conjunto de todos los documentos correspondientes a un supuesto de movilidad geográfica que haya tenido lugar en el último año en la empresa (cartas, comunicaciones…).
6.- CONTENCIOSOS PENDIENTES
- Listado de las bajas del personal fijo con indicación de las causas.
- Documentos de finiquito y liquidación del último año.
- Listado de los contenciosos pendientes de la empresa (reclamaciones, demandas o denuncias laborales, sindicales, de prevención de riesgos o Seguridad Social) con indicación del objeto del contencioso.
7.- REPRESENTACIÓN LEGAL DE LOS TRABAJADORES
- Listado en el que se indiquen los nombres de los representantes legales de los trabajadores existentes en la empresa.
- Actas de las últimas elecciones sindicales.
8.- SEGURIDAD SOCIAL
- Documentos de alta de la empresa y de todos sus trabajadores en la Seguridad Social.
- Certificado de inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
- Documento de asociación a una Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales.
- Listado incluyendo el coste de Seguridad Social para la empresa en el año anterior y en el año en curso.
- Boletines de cotización de los últimos 6 meses.
- Certificados negativos de descubierto por cuotas a la Seguridad Social.
9.- PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
- Contrato con servicio de prevención ajeno.
- Justificante de pago, a fin de verificar la vigencia del mismo.
- Plan de prevención de riesgos laborales.
- Evaluación de riesgos.
- Listado descriptivo de los equipos de protección individual.
- Documentación acreditativa de la formación impartida a los trabajadores.
- Documentación acreditativa del sistema de información, consulta y participación de los trabajadores.
- Póliza de seguro de Responsabilidad Civil, que cubra especialmente la responsabilidad civil patronal.
- Póliza de seguro Colectivo de Accidentes.
- Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo.
- Informes de los 2 últimos años de la Mutua de accidentes de la empresa sobre Siniestralidad laboral.
Si lo desea, puede descargar este archivo con la documentación necesaria. Documentacion compliance laboral
