La planificación presupuestaria en la micro pyme
La planificación es el conjunto de acciones que tomamos para identificar las posibles amenazas que pueden presentarse en el futuro y así estar en condiciones de hacerles frente. Es justamente la planificación la que nos permite darle sentido a la estrategia para encaminar nuestra empresa hacia el destino para la que la hemos creado.
Al planificar, estamos prediciendo posibles escenarios del futuro en base a la incertidumbre que toda situación presente representa.
Es común dejar de lado la planificación por albergar la falsa creencia de que es necesario contar con sólidos conocimientos financieros para poder llevarla a cabo. Sin embargo, una planificación efectiva no necesita que los tengamos si es que la abordamos desde una perspectiva sencilla.
Elementos clave para una planificación exitosa
- Compromiso
- Integración de los elementos de control
- Marcar prioridades
- Análisis de los datos obtenidos
La máxima autoridad de la empresa debe estar comprometida con las acciones de planificación y con los elementos necesarios para controlarla. Al comenzar a planificar, todo parece ser de suma importancia, pero si no priorizamos, terminaremos no pudiendo darle la importancia debida a lo que realmente requiere de toda nuestra atención. Por último, la planificación requiere del análisis minucioso de la información que hemos recabado, ya que es a partir de ella que se podrá elaborar un plan efectivo para cada caso en particular.
¿Qué es la planificación presupuestaria?
La planificación presupuestaria es la herramienta que le permitirá a las empresas organizar todas las demás acciones. El presupuesto es lo que permitirá:
- Obtener liquidez financiera
- Coordinar las acciones para encaminarlas al objetivo
- Implementar un sistema de control que permita identificar si se cumple con lo planificado
Pautas para una planificación presupuestaria eficiente
- Establecer el tiempo: el tiempo estándar que suele establecerse es de un año.
- Establecer un marco presupuestario: se encarga de proyectar el balance general y el flujo de caja libre para el período establecido. A su vez, debe incluir los objetivos e indicadores estratégicos, los cuales se basarán en los cuatro pilares que sustentan al marco presupuestario: comerciales, financieros, de procesos y del personal y las cifras para todo el año.
- Aprobación del colegiado: la alta directiva que conforma al organismo colegiado de la empresa debe aprobar la planificación presupuestaria para que esta pueda ponerse en marcha.
Antes de comenzar, es necesario conocer el estado de situación actual de la organización. Para ello se tomará la información que han arrojado los estados financieros durante los últimos tres años. Los datos que deben ser tomados en cuenta son:
- Estado de resultados
- Análisis del capital de trabajo neto operativo
- Desembolsos históricos por inversiones
- Deuda de la empresa - ¿se encuentra apalancada con entidades financieras?
- Liquidez: excedente o déficit
- Impuestos
- Depreciaciones
- Amortizaciones
- Utilidad previa a los intereses
Cómo se elabora un presupuesto
El presupuesto es lo que permitirá darle forma, en el aspecto financiero, a los objetivos de la empresa. Se lo considera un factor que integra y que coordina lo que se encuentra de forma financiera para que se puedan planificar las acciones y utilizar los recursos de forma eficiente dentro de la empresa.
Su existencia tiene el objetivo de permitir que la empresa pueda alcanzar sus metas en el plazo establecido.
Al elaborar el presupuesto, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
- Estado de la situación financiera
- Estado de resultados integral
- Flujo de caja
El proceso para la elaboración del presupuesto es el siguiente:
- Proyección de las ventas
- Comportamiento de lo recaudado dependiendo de si las ventas son contado o a crédito
- Planificación de las compras de materia prima
- Estipulación de los plazos de pago a los proveedores
- Planificación del presupuesto de mano de obra
- Presupuesto de costes derivados de la existencia de la empresa: arrendamientos, seguros, mantenimiento, entre otros)
- Gastos de venta: costes de logística, comisión para los vendedores, inversión publicitaria, gastos de los puntos de venta, entre otros.
- Gastos administrativos: salarios, seguros, materiales de oficina y demás.
- Proyección de futuras inversiones: se trata de determinar cuánto se gastará en la adquisición de equipos y materiales necesarios para cumplir con los objetivos.
- Gastos financieros: el objetivo en mantener la tasa de interés ideal en el mercado financiero con respecto a la deuda que mantiene la empresa.
- Presupuesto fiscal: en base a la normativa tributaria vigente, se planifican los impuestos a pagarse.
La importancia del control y de a ejecución presupuestaria
Para que la planificación tenga sentido, deben implementarse medidas para el control y la ejecución presupuestaria. Para ello se procede a hacer la validación del cumplimiento de los compromisos y objetivos que fueren aprobados en su momento.
Esto permitirá tomar medidas correctivas si algo no estuviera funcionando de la forma debida.
Lo ideal es que cada tres meses se revisen los estados financieros de la empresa, instancia en la cual la directiva participará para analizar y tomar decisiones relacionadas con las correcciones a implementarse.
